Ủy quyền và việc ký, đóng dấu khi ủy quyền
Ngày 30/8/2022, Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 1015/QĐ-TTg phê duyệt phương án phân cấp trong giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) thuộc phạm vi quản lý của các bộ, cơ quan ngang bộ. Theo đó, sẽ có nhiều TTHC được phân cấp cho UBND cấp tỉnh giải quyết thay vì bộ, ngành; hoặc TTHC thuộc thẩm quyền quyết định của UBND cấp tỉnh, cấp huyện sẽ được phân cấp cho cơ quan chuyên môn giải quyết.
Để thực hiện phương án phân cấp trên, phải sửa đổi, bổ sung các luật, nghị định liên quan. Tuy nhiên, trong giai đoạn chưa sửa đổi, bổ sung được các luật, nghị định này, nhằm bảo đảm đơn giản hóa, thuận lợi trong giải quyết các TTHC, các bộ, ngành nói chung, Bộ Tư pháp nói riêng đã có văn bản đề nghị UBND cấp tỉnh nghiên cứu, ủy quyền cho Sở Tư pháp thực hiện nhiệm vụ của UBND tỉnh trong lĩnh vực nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài; đề nghị UBND cấp tỉnh chỉ đạo UBND cấp huyện nghiên cứu, ủy quyền cho Phòng Tư pháp thực hiện nhiệm vụ của UBND cấp huyện trong lĩnh vực hộ tịch.
Thực tiễn cho thấy việc ủy quyền này có ưu điểm là đơn giản hóa, tạo điều kiện thuận lợi, rút ngắn thời gian giải quyết các TTHC. Tuy nhiên, bên cạnh ưu điểm, có vấn đề phát sinh là việc ủy quyền này sẽ được đóng dấu của cơ quan ủy quyền hay cơ quan được ủy quyền theo quy định về công tác văn thư.
Để làm rõ vấn đề này, cần phân biệt rõ có 02 dạng ủy quyền, gồm: (01) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu bộ phận thuộc cơ quan, tổ chức mình ký thừa ủy quyền một số văn bản thuộc thẩm quyền của mình; (02) UBND ủy quyền cho cơ quan chuyên môn cùng cấp, Chủ tịch UBND ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan chuyên môn cùng cấp thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
1. Đối với việc người đứng đầu cơ quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu bộ phận thuộc cơ quan, tổ chức mình ký thừa ủy quyền một số văn bản thuộc thẩm quyền của mình
Theo khoản 3 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư thì “3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền”.
Như vậy, việc ủy quyền này về bản chất, chỉ giới hạn trong phạm vi người đứng đầu cơ quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu bộ phận thuộc cơ quan, tổ chức mình ký thừa ủy quyền một số văn bản cụ thể mà mình phải ký – không ủy quyền cho người đứng đầu bộ phận đó toàn quyền thực hiện nhiệm vụ trong lĩnh vực chuyên môn nên theo quy định, văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
Ví dụ Giám đốc Sở Tư pháp ủy quyền cho Trưởng phòng Hành chính tư pháp ký thừa ủy quyền đối với bản sao trích lục hộ tịch, phiếu lý lịch tư pháp thì Trưởng phòng Hành chính tư pháp chỉ có thẩm quyền ký đối với 02 loại văn bản cụ thể này, không có quyền quyết định đối với các nội dung còn lại trong 02 lĩnh vực công tác này. Văn bản được ký thừa ủy quyền phải thực hiện theo thể thức, đóng dấu của Sở Tư pháp.
2. Đối với việc UBND ủy quyền cho cơ quan chuyên môn cùng cấp, Chủ tịch UBND ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan chuyên môn cùng cấp thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Theo Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2019) thì: Trong trường hợp cần thiết, trừ trường hợp luật quy định không được phân cấp, ủy quyền cho cơ quan nhà nước cấp dưới hoặc cơ quan, tổ chức khác thì …, UBND có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn thuộc UBND cùng cấp …, Chủ tịch UBND có thể ủy quyền cho …, người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc UBND cùng cấp … trực tiếp thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ, quyền hạn của mình trong khoảng thời gian xác định kèm theo các điều kiện cụ thể. Việc ủy quyền phải được thể hiện bằng văn bản. Việc ủy quyền phải bảo đảm điều kiện về tài chính, nguồn nhân lực và các điều kiện cần thiết khác để thực hiện. Cơ quan, tổ chức, cá nhân ủy quyền có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn đã ủy quyền và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn mà mình đã ủy quyền. Cơ quan, tổ chức được ủy quyền phải thực hiện đúng nội dung và chịu trách nhiệm trước cơ quan hành chính nhà nước cấp trên về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn mà mình được ủy quyền; không được ủy quyền tiếp cho cơ quan, tổ chức khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn đã được cơ quan hành chính nhà nước cấp trên ủy quyền.
Như vậy, trường hợp này hoàn toàn khác với trường hợp tại khoản 3 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Theo đó, việc ủy quyền này là ủy quyền giữa UBND/Chủ tịch UBND với cơ quan chuyên môn/người đứng đầu cơ quan chuyên môn cùng cấp – không phải là ủy quyền giữa người đứng đầu cơ quan và người đứng đầu bộ phận của cơ quan đó; là ủy quyền thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể trong quản lý nhà nước - không phải là ủy quyền ký thừa ủy quyền một số văn bản cụ thể.
Để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được ủy quyền, cơ quan/người được ủy quyền sẽ có quyền chỉ đạo, hướng dẫn, ban hành nhiều văn bản khác nhau để triển khai nhiệm vụ được ủy quyền. Đối với việc ban hành văn bản, văn bản này do cơ quan/người được ủy quyền toàn quyền ban hành, được xếp vào loại văn bản thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao của cơ quan/người được ủy quyền nên theo Điều 10, 11, 12, 13, Điều 32 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP sẽ do cơ quan/người được ủy quyền toàn quyền soạn thảo, duyệt, kiểm tra, ký ban hành, đóng dấu với thể thức, kỹ thuật của loại văn bản của cơ quan, tổ chức mình; cụ thể:
- Việc ký sẽ với danh nghĩa của cơ quan/người được ủy quyền: “1. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. 2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách” (Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP).
- Việc đóng dấu, sẽ được đóng dấu của cơ quan/người ban hành văn bản (cơ quan/người được ủy quyền) theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 32 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP “2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm:… c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản”.
Như vậy, đối với trường hợp UBND tỉnh ủy quyền cho Sở Tư pháp giải quyết các TTHC thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh trong lĩnh vực nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài; UBND cấp huyện ủy quyền cho Phòng Tư pháp giải quyết các TTHC thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện trong lĩnh vực hộ tịch có yếu tố nước ngoài thì Sở Tư pháp/Phòng Tư pháp sẽ toàn quyền giải quyết các TTHC này, văn bản sẽ ban hành với thể thức, kỹ thuật, ký, đóng dấu với danh nghĩa của Sở Tư pháp/Phòng Tư pháp; không ban hành với thể thức, kỹ thuật, ký thừa ủy quyền, đóng dấu của UBND cùng cấp theo quy định tại khoản 3 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP./.
T.N
