Từ ngày 01/7/2025, không còn bất cập trong quy định đặt tên Văn phòng công chứng
Tên gọi là dấu hiệu đầu tiên, dễ dàng nhất để khách hàng nhận diện, phân biệt các doanh nghiệp hoạt động, kinh doanh cùng ngành nghề với nhau. Song hành với tên gọi là cả quá trình hoạt động khẳng định chất lượng sản phẩm, dịch vụ; uy tín của doanh nghiệp để khách hàng quyết định lựa chọn sử dụng sản phẩm, dịch vụ. Tên gọi là thương hiệu, là tài sản có giá trị của doanh nghiệp. Vì vậy, trong quá trình hoạt động, đại đa số doanh nghiệp đều không muốn thay đổi tên gọi của tổ chức mình, là một trong những yếu tố quan trọng bậc nhất trong quá trình cung ứng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp ra thị trường, giúp khách hàng nhận diện được đâu là sản phẩm - dịch vụ của doanh nghiệp, đâu là sản phẩm - dịch vụ của đối thủ. Nhất là việc thay đổi tên gọi không xuất phát từ ý chí của doanh nghiệp mà xuất phát từ quy định pháp luật.
Thực tế cho thấy quy định về đặt tên của Văn phòng công chứng theo pháp luật hiện hành trong thời gian qua có nhiều bất cập. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/7/2025, bất cập này sẽ được khắc phục, cụ thể:
1. Bất cập trong quy định về tên gọi của Văn phòng công chứng theo pháp luật hiện hành
Luật Công chứng năm 2014 quy định Văn phòng công chứng được tổ chức, hoạt động theo Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh. Tuy nhiên, quy định đặt tên Văn phòng công chứng tại Luật Công chứng bị giới hạn hơn so với các công ty hợp danh đăng ký hoạt động theo Luật Doanh nghiệp. Cụ thể: theo quy định tại khoản 3 Điều 22 Luật Công chứng năm 2014, thì “Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một Công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các Công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc”.
Thực tế cho thấy quy định này không mang nhiều ý nghĩa mà bộc lộ nhiều bất cập, hạn chế cho chính Văn phòng công chứng, khách hàng và cả cơ quan quản lý nhà nước. Sau đây là một số điểm bất cập từ quy định tên Văn phòng công chứng phải kèm theo tên[1] của Công chứng viên hợp danh:
Thứ nhất, không thống nhất về cách đặt tên giữa các quy định pháp luật liên quan
Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo mô hình doanh nghiệp (công ty hợp danh). Pháp luật về doanh nghiệp không quy định công ty hợp danh phải đặt tên của tổ chức theo tên của một trong những thành viên hợp danh nhưng pháp luật về công chứng lại quy định điều này, dẫn đến cùng một nội dung nhưng lại có quy định khác nhau trong hệ thống pháp luật.
Thứ hai, chưa có quy định xử lý trường hợp trùng tên của Văn phòng công chứng vì lý do khách quan
Đối với họ tên của cá nhân, thực tế cho thấy việc trùng cả họ và tên không phải là điều hiếm thấy, nhất là những họ tên mang tính chất phổ thông, thường gặp như Nguyễn Văn A, Lê Thị B… Như vậy, nếu tất cả tên của các công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng này mà trùng với tất cả tên của các công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng khác, thì tên của các Văn phòng công chứng trong trường hợp này sẽ xác định như thế nào? Pháp luật không quy định ngoại lệ cách đặt tên Văn phòng công chứng trong trường hợp này.
Thứ ba, quy định đổi tên làm phát sinh thêm thủ tục hành chính
Các trường hợp thay đổi tên của Văn phòng công chứng cũng làm phát sinh thủ tục hành chính, đó là:
- Khi Công chứng viên có tên được đặt làm tên của Văn phòng công chứng chấm dứt tư cách Công chứng viên hợp danh, thì Văn phòng công chứng phải thực hiện thêm thủ tục đổi tên Văn phòng công chứng.
- Khi Văn phòng công chứng được chuyển nhượng, thì buộc phải chấm dứt tên gọi cũ và đổi tên Văn phòng công chứng theo tên của một Công chứng viên hợp danh nhận chuyển nhượng. Trong khi đó, một trong những cơ sở định giá chuyển nhượng là giá trị thương hiệu, uy tín trong quá trình hoạt động của Văn phòng công chứng, để có thể kế thừa lượng khách hàng quen thuộc trong tương lai.
Sau khi đổi tên thì Văn phòng công chứng phải thực hiện hàng loạt thủ tục hành chính, như: đăng ký lại mẫu con dấu, thông báo với cơ quan thuế, treo lại biển hiệu, đăng báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động,… làm phát sinh thêm thời gian, chi phí và công sức cho cả Văn phòng công chứng và các cơ quan liên quan.
Thứ tư, tên của Văn phòng công chứng hiện nay đang tồn tại 02 kiểu đặt tên
Luật Công chứng năm 2014 quy định đối với các Văn phòng công chứng được thành lập và hoạt động trước ngày Luật Công chứng năm 2014 có hiệu lực, thì những Văn phòng công chứng này được giữ nguyên tên gọi đã đăng ký, tức là không phải đặt theo tên của Công chứng viên hợp danh, chỉ trong trường hợp khi thay đổi trưởng Văn phòng công chứng hoặc địa chỉ trụ sở, thì phải đồng thời thay đổi tên Văn phòng công chứng phù hợp với quy định pháp luật hiện hành. Như vậy, hiện nay cùng là loại hình Văn phòng công chứng nhưng tồn lại 02 hình thức tên gọi khác nhau là: tên Văn phòng công chứng theo tên Công chứng viên hợp danh (theo Luật Công chứng năm 2014) và tên Văn phòng công chứng do Công chứng viên lựa chọn phù hợp quy định của pháp luật, không nhất thiết phải là tên Công chứng viên (theo Luật Công chứng năm 2006).
Thứ năm, trong một số trường hợp khách hàng khó xác định Văn phòng công chứng đã thực hiện công chứng
Về nguyên tắc, việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó; việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó thực hiện; thời gian lưu trữ bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng ít nhất là 20 năm.
Như vậy, việc quy định đặt tên của Văn phòng công chứng hiện nay sẽ gây khó khăn cho cá nhân, tổ chức trong giao dịch khi muốn xác định được Văn phòng công chứng nào đã thực hiện việc công chứng trong trường hợp tên Văn phòng công chứng thay đổi nhiều lần và có thể cùng với đó là thay đổi địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng; hoặc sẽ gây khó khăn cho cá nhân, tổ chức khi muốn xác định tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng đã đổi tên nhiều lần và nay đã chấm dứt hoạt động để yêu cầu thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng hoặc xin cấp bản sao văn bản công chứng.
2. Quy định mới về việc đặt tên Văn phòng công chứng có hiệu lực kề từ ngày 01/7/2025
Ngày 26/11/2024, Quốc hội đã thông qua Luật Công chứng thay thế Luật Công chứng năm 2014. Theo đó, tên của Văn phòng công chứng được quy định mới như sau:
“Tên của Văn phòng công chứng bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” và tên riêng bằng tiếng Việt do các thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh thỏa thuận lựa chọn hoặc công chứng viên là Trưởng Văn phòng công chứng của Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân lựa chọn, bảo đảm các yêu cầu sau đây:
a) Không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của Văn phòng công chứng;
b) Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác đang hoạt động trong phạm vi toàn quốc;
c) Không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.”
Như vậy, kể từ ngày 01/7/2025, quy định đặt tên của Văn phòng công chứng cơ bản thống nhất với quy định của pháp luật về doanh nghiệp, không còn bắt buộc phải đặt theo tên của Công chứng viên hợp danh. Quy định mới này sẽ giúp cho Văn phòng công chứng không phát sinh thêm thời gian, chi phí thực hiện thủ tục hành chính; giữ được giá trị thương hiệu Văn phòng công chứng khi chuyển nhượng; cơ quan quản lý nhà nước không phải cập nhật, lưu trữ thêm nhiều thông tin biến động của Văn phòng công chứng./.
THANH THỦY
[1] Trong phạm vi bài viết này, “tên” được hiểu là đầy đủ họ và tên
