Theo quy định pháp luật, ở trong nước:

ü UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính (xác nhận bản sao là đúng với bản chính), chứng thực chữ ký (xác nhận chữ ký trong văn bản, giấy tờ đó là của người yêu cầu chứng thực), chứng thực giao dịch (chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết giao dịch dân sự, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia giao dịch dân sự).

ü Tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký như UBND cấp xã. Riêng đối với giao dịch, tổ chức hành nghề công chứng không chứng thực mà là công chứng giao dịch (chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch bằng văn bản (phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng).

Giấy tờ, văn bản sau khi đã được chứng thực theo đúng quy định pháp luật thì sẽ có giá trị pháp lý như sau:

ü Bản sao được chứng thực từ bản chính: Có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

ü  Chữ ký được chứng thực: Có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

ü Giao dịch được chứng thực:  Có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Ngược lại, giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định pháp luật thì có giá trị ra sao, xử lý như thế nào cũng là một vấn đề được nhiều người quan tâm.

Theo Điều 7 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; Điều 10 Thông tư 08/2025/TT-BTP ngày 12/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp và phân cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp thì:

ü Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định thì không có giá trị pháp lý.

ü Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm ban hành Quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký do UBND cấp xã chứng thực không đúng quy định ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản đó được chứng thực không đúng quy định.

ü Sau khi ban hành Quyết định hủy bỏ, Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm thông báo và đề nghị Văn phòng UBND tỉnh đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của UBND tỉnh.

Tuy nhiên, vấn đề đặt ra ở đây là:

1. Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định thì không có giá trị pháp lý – vậy, giao dịch do UBND cấp xã chứng thực không đúng quy định thì giá trị pháp lý như thế nào?

Tuy pháp luật không quy định cụ thể nhưng theo khoản 4 Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP: Giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia giao dịch – vậy, giao dịch do UBND cấp xã chứng thực không theo quy định pháp luật sẽ không có giá trị chứng cứ chứng minh các vấn đề trên.

2. Giao dịch do UBND cấp xã chứng thực không đúng quy định sẽ bị xử lý ra sao?

Pháp luật về chứng thực chỉ có quy định hủy bỏ giao dịch đã được chứng thực nói chung, không có quy định hủy bỏ giao dịch đã chứng thực do UBND cấp xã thực hiện chứng thực không đúng quy định. Theo đó, giao dịch đã được chứng thực chỉ được hủy bỏ khi có thỏa thuận bằng văn bản của tất cả các bên tham gia giao dịch và được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực giao dịch đó.

Ngoài ra, các bên có thể căn cứ Bộ luật Dân sự năm 2015 về điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự để yêu cầu Tòa án tuyên bố giao dịch dân sự vô hiệu khi không đảm bảo đủ các điều kiện sau:

ü Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập;

ü Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện;

ü Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.

ü Hình thức của giao dịch dân sự là điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự trong trường hợp luật có quy định.

Theo đó, nếu vi phạm điều cấm của luật, trái đạo đức xã hội hoặc do giả tạo thì thời hiệu yêu cầu Tòa án tuyên bố giao dịch dân sự vô hiệu không bị hạn chế; đối với các trường hợp còn lại, thời hiệu yêu cầu Tòa án tuyên bố giao dịch dân sự vô hiệu là 02 năm.

3. UBND cấp xã ban hành Quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản do mình chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh – vậy giấy tờ, văn bản do tổ chức hành nghề công chứng chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định thì xử lý như thế nào?

Theo pháp luật về chứng thực, UBND cấp xã và tổ chức hành nghề công chứng đều có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Pháp luật quy định các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định thì không có giá trị pháp lý – đồng nghĩa với việc mọi giấy tờ, văn bản do UBND cấp xã hay tổ chức hành nghề công chứng chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định thì đều sẽ không có giá trị pháp lý.

Tuy nhiên, pháp luật về chứng thực lại chỉ quy định việc xử lý đối với giấy tờ, văn bản được UBND cấp xã chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định như đã nêu trên – Vậy, giấy tờ, văn bản do tổ chức hành nghề công chứng chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định thì xử lý ra sao?

Để xử lý vấn đề này, văn bản pháp luật về xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp (hiện là Nghị định số 109/2026/NĐ-CP) đã quy định các trường hợp không chứng thực đầy đủ chữ ký, điểm chỉ của tất cả những người đã ký, điểm chỉ; giả mạo chữ ký của người thực hiện chứng thực; không ký ghi rõ họ tên, đóng dấu tổ chức thực hiện chứng thực theo quy định; không ghi lời chứng vào trang cuối của bản sao giấy tờ, văn bản có từ 02 trang trở lên; không đóng dấu giáp lai đối với bản sao giấy tờ, văn bản có từ 02 tờ trở lên; chứng thực chữ ký trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký trước mặt người thực hiện chứng thực hoặc không ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký…thì ngoài bị phạt tiền, tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện chứng thực thông báo trên Cổng thông tin điện tử của UBND tỉnh nơi đặt trụ sở về văn bản đã được chứng thực.

Thế nhưng ở đây vẫn tồn tại 01 vướng mắc, đó là: Nếu UBND cấp xã thực hiện không đúng quy định thì phải ra Quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định. Còn tổ chức hành nghề công chứng, việc có phải hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã chứng thực không đúng quy định hay không lại là một vấn đề bỏ ngỏ, chưa có văn bản quy định rõ về vấn đề này./.

Hoàng Nguyên